Что Делать с Воровством На Работе? – Краткое Руководство Для Работодателей

Перечитывал тут старые вырезки из журналов и наткнулся на интересную информацию по поводу различных убытков, которые приносят сами сотрудники…

контроль на работе

Итак, мои рассуждения на тему воровства у работодателя… Ну кто из вас не уносил с работы канцелярские принадлежности, не пользовался служебным телефоном или интернетом на работе в личных целях, не пользовался копировальной техникой, чтобы что-либо распечатать или отснять. 🙂

Продуктивный путь борьбы с воровством на работе — если не искоренить (это вряд ли возможно) воровство, то хотя бы свести его к минимуму. И проштрафившегося манагера не увольнять, а использовать для извлечения добавленной стоимости, в соответствии со способностями и штатным расписанием.

Контроль сотрудников и учет на работе

Проблема контроля за сотрудниками состоит в том, что в одних случаях этот контроль доведен до абсурда, но толку приносит мало, в других — практически отсутствует, причем отсутствие его тоже вряд ли можно рассматривать как плюс.

Что теряет работодатель, в карман к которому залезает сотрудник? В любом случае, он теряет деньги (финансовые, материальные, временные, информационные, имиджевые и т.п.). Почему сотрудник периодически залезает в карман работодателя? Пока у большинства наших соотечественников нет собственности, им нужно понять, что такое эта мая собственность, где оканчивается «свое» и начинается «чужое». Есть море таких клептоманов, которым умыкание корпоративной пепельницы или стакана доставляет удовольствие. (Не узнаёте себя? 🙂 )

Есть категория сотрудников, которые полагают, что их недооценили, и они пытаются повысить оплату своей деятельности посредством обмана и воровства у работодателя.

Попробуем разобраться в мелком жульничестве, откатах, мелком воровстве и использовании служебной техники в личных целях. До сих пор нередки ситуации, когда сотрудник «сливает» служебную информацию конкуренту или в период исполнения своих должностных обязанностей готовит площадку для того, чтобы после ухода перехватить у вас часть ваших клиентов, ресурсов, идей и прибылей. Это уже серьезная угроза, пострашней воровства, и пока я не буду её касаться.

Увы, говоря об эффективном контроле за сотрудниками, часто на практике перегибают палку, превращая офис в концлагерь. Не нужно контролировать каждый шаг – нужно контролировать результат. На эту тему есть замечательная фраза из японского трактата «Хагакурэ»: «Рыба не чувствует себя хорошо в прозрачной воде, гораздо быстрее она размножается в пруду, который затянут тиной». Просто вы должны быть уверены, что под тиной ничего ужасного не происходит, и регулировать ее толщину, цвет и проницаемость.

Весь офис под прицелом

Кого же необходимо взять на мушку контроля — вашего зама или уборщицу? Выбирайте сами. У американцев, по данным Association of Certified Fraud Examiners, около 58% мошеннических проделок и злоупотреблений — дело рук рядовых служащих, 30% — менеджеров среднего звена и лишь 12% -топ-менеджеров. С другой стороны, нечистоплотный менеджмент приносит компании убытки, в восемь раз большие, чем проказы воришек из обслуживающего персонала.

Если верить различным СМИ, от 40 до 62% бизнесменов признают, что наибольшие убытки им оставляют мелкое воровство или откаты персонала, маскируемые различными способами. Есть данные, что до 10-15% оборота компании могут теряться именно на этом. Многовато? В том-то и штука: вроде копейки, а в сумме за год набегает серьезная сумма!!!

Есть одна закономерность при организации контроля за сотрудниками: чем выше компетенция сотрудника, тем меньше контроль. Т.е. контроль остро необходим прежде всего за наименее компетентными и наименее образованными. Психологически наиболее склонны к несанкционированным действиям при отсутствии контроля импульсивные, эмоциональные натуры. Зачастую без контроля они не в состоянии сами организовать какую-либо деятельность рационально.

Также, нуждаются в контроле все, через кого вы контактирует с внешним миром; все, имеющие доступ к материальным ценностям.

То есть контролю подлежат все. Но его степень должна варьироваться в зависимости от ситуации в коллективе: подвергать проверке имеет смысл только «болевые точки».

По обоюдной договоренности

Контроль, направленный против мелкого воровства, может осуществляться в двух режимах — гласном и негласном, открытом и закрытом. Если вы оговариваете возможность контроля уже при приеме сотрудника на работу, то на порядок снижаете вероятность того, что он залезет к вам в карман, чтобы вытащить оттуда зубочистку или шариковую ручку. Лучшая профилактика — это не сам контроль, а информация о том, что все под контролем.

Между прочим, тут есть еще юридический аспект, говорящий в пользу того, что пункт о возможности контроля со стороны работодателя должен вноситься в контракт. Это не только становится дополнительным фактором, дисциплинирующим сотрудника, но и снимает правовые вопросы, которые могут возникнуть при конфликтных ситуациях.

Проблема не в том, что, например, видеонаблюдение или мониторинг телефонных разговоров могут быть законными и незаконными. Проблема, скорее, в режиме осуществления контролирующих мер.

В России, например, где негласный контроль, особенно в крупных компаниях, широко практиковался и практикуется (в форме видеосъемки и аудиозаписи, чтения электронной почты, прослушивания и записи телефонных переговоров и т.п.), уже были процессы, на которых подобная практика становилась предметом судебного разбирательства. Причем если нет согласия сотрудника, а фирма работает в обычном, некризисном режиме, суд становился на сторону сотрудника, трактуя происшедшее как нарушение прав человека. Ссылки на «конфиденциальность информации» и «коммерческую тайну» не всегда спасают — нужно доказать, что информация конфиденциальная и коммерчески значимая. Поэтому перед установкой видеокамеры в корпоративном туалете потрудитесь известить об этом сотрудников — мол, делается это с целью не допустить перерасхода гигиенических принадлежностей.

Итак, негласный контроль считается допустимым с этической точки зрения, если в компании кризис, ей грозит недружественное поглощение, ведется закрытое служебное расследование, налицо доказанная утечка конфиденциальной информации и т.п. Тогда — да. Но с юристом все равно следует советоваться, если хотите гарантированно остаться в рамках правового поля и не превратиться в правонарушителя.

За кем следить не рекомендуется

А есть ли персоны, контроль над которыми не нужен или даже вреден? Конечно, да. Не стоит заигрываться с теми, чьи интеллект и компетенция вам нужны сегодня и понадобятся завтра. Тех, кто занят креативной, интеллектуальной деятельностью, избыточный контроль обычно демотивирует, причем довольно сильно. Поэтому так много случаев, когда творческие натуры меняют работу с большей зарплатой на работу с меньшими доходами, но более гибким распорядком дня, менее жесткой дисциплиной и менее сложной иерархией. Достаточно контролировать их финансово, мониторить доходы и расходы.

Следующая проблема  — соразмерность мер контроля масштабу компании. Очень дорого обходятся системы видеонаблюдения или считывания идентификационных карт в крупных компаниях. Да и большинство сотрудников опасаются, что данные о приходе и уходе, посещении запрещенных сайтов, личной переписке с рабочего компьютера и т.п. могут стать инструментом манипуляции или шантажа. Положа руку на сердце: эти опасения имеют такое же право на жизнь, как и опасения собственника компании.

В маленьких фирмах дорогостоящие системы мониторинга деятельности персонала, как правило, простаивают без дела: все и так на ладони.

Контроль как система

Очертите контуры, по которым создается система контроля на предприятии. Поставьте три вопроса: «Кто работает?», «С чем работает?», «Как работает?». Ответами будут: ваш персонал, материальные ценности, эффективность работы персонала с материальными ценностями. Помните, даже кристально честные люди вряд ли устоят перед искушением, если материальные ценности не подвергаются учету, а эффективные бизнес-процессы невозможно выстроить, когда в головах сотрудников и на складах предприятия царит бардак.

Завязываем контроль на мотивации персонала

Механизм контроля следует сделать единым, однако подход — индивидуальным: как мы помним, есть на свете творческие и ранимые натуры, участвующие в получении вами прибыли. Завяжите контроль на мотивацию персонала.

Гласность контроля — не просто извещение о том, что с завтрашнего дня кто-то будет наблюдать за расходом порошка в картридже. Персонал должен узнать цель введения контрольных мероприятий: «Снижаем возможность потерь из-за утечки информации к конкурентам», «Хотим сэкономить на трафике» и т.п. Естественно, цель должна быть не просто экономически обоснованной, но и мотивирующей: «Все эти меры предпринимаются для того, чтобы, сократив расходы, компания имела возможность заплатить вам более высокую годовую премию».

Премия — в конце года. Давайте 365 дней экономить вместе, друзья!

Единые правила прописываются и доводятся до персонала, исключения и поблажки обсуждаются в индивидуальном порядке и преподносятся как мотивирующий фактор. Порядок использования корпоративных ресурсов для личных целей полезно бы зафиксировать в максимальном количестве документов: в контракте, внутреннем регламенте и т.п.

Подписывайтесь на мою mail-рассылку или RSS-ленту, чтобы не пропустить самый «жирный» материал!

—===П.о.с.т.о.в.о.й===—
Любой бизнес начинается с бизнес-плана — это не ваши калькуляции расходов и предполагаемых прибылей, которые вы записали на одном листике, а подробный анализ конкурентов, рынков сбыта и т.д. и т.п.. Если вы не знаете как составить бизнес план, то лучше проконсультируйтесь со специалистами или почитайте умной литературы.